สรุปผลการฝึกปฏิบัติงาน สัปดาห์ที่ 4

วันที่ 22-27 พฤศจิกายน 2553

งานที่ฝึกปฎิบัติ

-ได้รับงาน คือ จัดทำรายงาน INVOICE เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ ก่อน10.00น.ของทุกวัน เช่นเดียวกับทุกสัปดาห์ที่ผ่านมาค่ะ แต่บางวันก็ไม่ได้จัดทำค่ะเพราะบางครั้งโรงงานของลูกค้ายังไม่ได้จัดทำใบ Inv. จึงทำหัยไม่สามารถจัดทำรายงานส่งบัญชีได้ค่ะ

-ได้จัดทำใบ Payroll สำหรับตรวจสอบและตัวจริงรวมถึงสลิปเงินเดือนของพนักงาน สปสและภงด.ในกรณีที่บริษัทลูกค้าเราจ่ายเงินเดือนตัดยอดเดือนละ 1 ครั้งต้องมีการจัดทำ สปส.และภงด.ให้กับลูกค้าด้วย และการจัดทำงบตั้งเบิกด้วยค่ะ ของ บ. ไปเออร์สด๊อฟ และโทติดต่อกับ Staff ที่ประจำอยู่ที่โรงงานของลูกค้าเพื่อสอบถามเกี่ยวกับเลขที่บัญชีของพนักงานด้วยค่ะ และ บ. ENCO จัดทำ payroll Slip และตั้งเบิกเช่นกันค่ะ พร้อมกับจองรถเพื่อนำเอกสารไปส่งให้กับลูกค้าลูกค้าที่บริษัทค่ะ

-จัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการปฏิบัติงาน ทั้งกรณีที่ยังทำงานอยู่และลาออกจากงาน ของพนักงานบริษัทลูกค้าของบ.กระจกไทย อาซาฮี บ.ลอริอัล (CPD)

-ช่วยพี่ที่แผนก(พี่บี)ตรวจสอบทะเบียนประวัติพนักงานของบริษัท กรีนสปอต ก่อนจัดเก็บข้อมูลเพื่อลดการผิดพลาดของข้อมูลค่ะ

-จัดทำเอกสารสำหรับการอบรมของ staff ใหม่ ประกอบไปด้วย ตัวอย่างของ Payroll ตัวตรวจข้อมูลดิบ และข้อมูลดิบ รวมไปถึงเอกสารขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ค่ะ

-ตรวจสอบเลขที่บัญชีพนักงานเข้าใหม่ของบริษัท Asahi , Hayashi และ Leeco

-พี่อ้อมสอนงานเพิ่มเติมไนกรณีที่พนักงานลาออกจากการทำงานในวันที่ถึงกำหนดจ่ายเงินเดือนพนักงาน ซึ่งต้องการยึดซองเงินเดือนก่อนค่ะ

-และช่วยพี่ในแผนกสแกนงานต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้ในระบบ Data ของบริษัทด้วยค่ะ

สรุปผลการฝึกปฏิบัติงาน สัปดาห์ที่ 3

วันที่ 15-20 พฤศจิกายน 2553

งานที่ฝึกปฎิบัติ

-ได้รับงาน คือ จัดทำรายงาน INVOICE เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ ก่อน10.00น.ของทุกวัน เช่นเดียวกับทุกสัปดาห์ที่ผ่านมาค่ะ

-แก้ไขรายงานภงด.ประจำเดือนตุลาคม (เพิ่มเติม) หลังจากที่ส่งให้พี่โบตรวจสอบแร้ว จากนั้นนำไปส่งฝ่ายบัญชีเพื่อตรวจสอบ

-แก้ไข สปส.ของแต่ละบ.ลูกค้า(TOS) ประจำเดือน ตุลาคมหลังจากที่ส่งให้พี่ที่แผนกตรวจสอบแร้วพบข้อผิดพลาด แร้วนำกลับมาแก้ไขและนำไปส่งที่แผนกบัญชีเช่นเดียวกันกับ รายงาน ภงด. หลังจากที่ส่งแผนกบัญชีแร้วต้องนำข้อมูลรายงานประจำเดือนที่เราทำนั้นกลับมาคีย์เข้าระบบไว้ หรือทางบริษัทเรียกว่าการแปะข้อมูลในส่วนที่ 2 เพื่อเก็บไว้ตรวจสอบเวลาที่งานอาจเกิดปัญหาได้

-ได้จัดทำใบ Payroll สำหรับตรวจสอบและตัวจริงรวมถึงสลิปเงินเดือนของพนักงาน สปสและภงด.ในกรณีที่บริษัทลูกค้าเราจ่ายเงินเดือนตัดยอดเดือนละ 1 ครั้งต้องมีการจัดทำ สปส.และภงด.ให้กับลูกค้าด้วย และการจัดทำงบตั้งเบิกด้วยค่ะ ของ บ. Kao PC พรีมัส และช่วยพี่ ๆ จองเลขที่ Inv. เพื่อใช้ในการจัดทำตั้งเบิกให้กับลูกค้าแต่ละบริษัทของเราค่ะ

-ช่วยพี่ ๆ ที่แผนกเคลียเอกสารของ 3 เดือนย้อนหลัง เพื่อนำมาสแกนเก็บไว้ใน Data ของบริษัทเรา

-พี่อ้อม (พี่ดูแลในการฝึกงานที่แผนกค่ะ) สอนการเก็บคัดแยกระหว่างเอกสารใบขออนุมัติ ต่างๆ ของบริษัท ลูกค้า และใบประกาศ คำชี้แจงต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้ตามแฟ้มข้อมูลในชนิดต่างๆ ค่ะ

สรุปผลการฝึกปฏิบัติงาน สัปดาห์ที่ 2

วันที่ 8-13 พฤศจิกายน 2553

งานที่ฝึกปฎิบัติ

-ได้รับงาน คือ จัดทำรายงาน INVOICE เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ ก่อน10.00น.ของทุกวัน

-รวบรวมข้อมูลภงด.ประจำเดือนตุลาคม (เพิ่มเติม) ของบรฺิิษัทซึ่งมีการตัดยอดถัดไปในวันที่ 20ของเดือนนี้เพื่อที่จะสามารถตรวจเช็คได้ว่าโรงงานไหนยังไม่ได้ตัดยอด ภงด.บ้างจะดัยส่งรายชื่อโรงงานนั้นให้พี่ที่แผนกตามข้อมูลเพื่อนำมาคีย์ยอดและจัดทำรายงานภงด.ส่งให้พี่ที่แผนกตรวจสอบอีกครั้ง

-จัดทำ สปส.ของแต่ละบ.ลูกค้า(TOS) ประจำเดือน ตุลาคม เพื่อส่งตรวจสอบทุกวันที่ 20 ของเดือนเช่นกัน แต่ดิฉันต้องจัดทำให้เสร็จภายในวันที่ 17 ของเดือนเพื่อส่งให้พี่ที่ตรวจงานของดิฉันตรวจความถูกต้องก่อน เพื่อจะได้นำกลับมาแก้ไข

-ได้จัดทำใบ Payroll สำหรับตรวจสอบและตัวจริงรวมถึงสลิปเงินเดือนของพนักงาน และการจัดทำงบตั้งเบิกด้วยค่ะ

-ช่วยพี่ ๆ ที่แผนกเคลียเอกสารของ 3 เดือนย้อนหลัง เพื่อนำมาสแกนเก็บไว้ใน Data ของบริษัทเรา

-พี่ ๆ สอนการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มข้อมูลแต่ละชนิด เช่น แยกข้อมูลดิบ 3 เดือน เลขที่บัญชีพนักงาน หรือใบPayroll ตรวจสอบและตัวจริง ว่าก่อนจัดเก็บเข้าแฟ้มต้องมีการเขียนลงสมุดหรือนำไปสแกนก่อนเป็นต้้น และวิธีการตรวจสอบว่างานที่สแกนนั้นเข้าไปยังระบบหรือไม่

ปัญหาและอุปสรรค

1.ยังจำขั้นตอนการจัดทำงานในแต่ละอยา่งไม่ค่อยได้ค่ะ เพราะงานต่างๆนั้นต่างกันและค่อนข้างซับซ้อนเป็นงานที่ละเอียดจึงต้องมีความรอบครอบต่อการทำงานมาก ทำให้งานอาจล่าช้าไปบ้างและผิดพลาดบ้างค่ะ

แนวทางการแก้ไข

1.พี่ๆที่ดูแลเราสอนการทำงานให้มากขึ้นและแนะนำการทำงานต่างๆ รวมถึงการจดขั้นตอนวิธีทำต่างๆ แยกเป็นหมวดหมู่เพื่อง่ายต่อการเปิดดูและทำให้เราเข้าใจมากขึ้นด้วยค่ะ

สรุปผลการฝึกปฏิบัติงาน สัปดาห์ที่ 1

วันที่ 1-6 พฤศจิกายน 2553

การเข้าปฐมนิเทศก่อนฝึกงานจากหัวหน้าแผนกบุคคลของบริษัททิตาราม คอลซัลแตนท์ จำกัด มีการชี้แจงสิ่งที่ควรปฏิบัติตนระหว่างฝึกปฏิบัติงานที่บริษัท ดังนี้

-วันและเวลาการทำงานวันจันทร์ ถึง เสาร์เวลา08.00-17.00 น.

-แนะนำเกี่ยวกับบริษัทซึ่งเป็นธุรกิจประเภทรับจ้างเหมาแรงงานทั้งภาคงานในสำนักงานธุรการทั่วไปรวมถึงภาคการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม งานคลังสินค้างานขายและบริการในห้างสรรพสินค้า มีลูกค้าเป็นองค์กรธุรกิจต่างๆกว่า 80 แห่งทั่วประเทศ

-พาไปแนะนำพี่ๆในแผนกต่างๆของบริษัทเพื่อทำความรู้จัก

-แจ้งแผนกที่เราต้องฝึกปฎิบัติงานซึ่งดิฉันได้ฝึกในแผนก Payroll เกี่ยวกับการทำเงินเดือนของพนักงานในบริษัท

งานที่ฝึกปฎิบัติ

-ได้รับงาน คือ จัดทำใบ INVOICEหรือใบแจ้งหนี้ตรวจสอบข้อมูลและคีย์ข้อมูลลงระบบเพื่อส่งให้กับฝ่ายบัญชีก่อน10.00น.ของทุกวัน

-จัดทำภงด.ของบรฺิิษัทซึ่งมีการตัดยอดทุกวันที่5และ20ของทุกเดือน เป็นการตรวจสอบข้อมูลและแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งยอดภงด.ในแต่ละเดือน

-การจัดทำหนังสือรองต่างๆของพนักงานที่มีความประสงค์ขอมาเช่น หนังสือรับบรองเงินเดือน หนังสือรับรองการปฏิบัติงาน เป็นต้น

-ได้รับการเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดทำใบ Payroll สำหรับตรวจสอบและตัวจริงรวมถึงสลิปเงินเดือนของพนักงาน

-การจัดทำตั้งเบิกของแต่ละบริษัทลูกค้า การตรวจสอบเอกสารและการจัดส่งเอกสารแก่ลูกค้า และการจองรถเพื่อนำเอกสารไปส่งให้แก่ลุกค้าตามโรงงานต่างๆอีกด้วย

-ได้รุ้วิธการถ่ายเอกสารและการสแกนงานในจำนวนที่มากๆ เพื่อบันทึกลงในข้อมูลของบริษัท

ปัญหาและอุปสรรค

1.การคีย์ข้อมูลต่างๆเพื่อเข้าระบบของบริษัทนั้นจะมีการใส่รหัสผ่านก่อนทุกครั้งที่ทำงาน และแต่ละข้อมูลหรืองานที่แตกต่างกันออกไปนั้นรหัสก็จะไม่ซ้ำกัน จึงทำให้ไม่สามารถจำได้ครบ

2.การจัดทำใบ Payroll และสลิปงินเดือนนั้น จะใช้กระดาษคนละชนิด เช่นถ้าเป็นสลิปเงินเดือนจะใช้กระดาษคาร์บอนค์สีฟ้า ส่วนใบPayroll ตัวจรงใช้กระดาษ 2 ชั้นใหญ่เป็นต้น รวมถึงเรื่องการตั้งค่าหน้ากระดาษและเครื่องที่ใช้ปร้นจะแตกต่างกันออกไปจึงยังไม่แม่นยำในการจัดทำเท่าที่ควร

แนวทางการแก้ไข

1.ควรสอบถามและขอคำแนะนำจากพี่ๆในแผนก

2.มีการจดขั้นตอนและวิธีการทำงานต่างๆรวมไปถึงการใช้งานเครื่องมือสำนักงานต่างๆไว้เพื่อนำกลับมาอ่านและทบทวน สำหรับการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น